Ich habe bisher meine Rechnungen bisher immer in Excel geschrieben, ausgedruckt und dem Kunden mitgegeben oder als PDF verschickt. Sind fast nur Privatkunden. Wenn ich diese als PDF in die Steuerbox hochlade, sind sie dann konform gemäß den neuen Bedingungen oder muss ich die 30 Rechnungen ausdrucken und mit der WISO Steuer Scan App scannen?
Excel-/PDF-Rechnung wie datenkonform machen?
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Speedy65 -
28. März 2026 um 13:37 -
Unerledigt
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Sind fast nur Privatkunden.
Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu:
ZitatAuch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
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... und mit der WISO Steuer Scan App scannen?
Und durch bloßes Scannen einer Rechnung ist das nicht auf einmal eine E-Rechnung i.S.d. Vorschrift.
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Jetzt frag ich mich allerdings, wie das bisher mein Steuerberater gemacht hat. Er hatte alle Rechnungen in Papierform von mir bekommen und als der Ordner zurück kam war überall ein Stempel drauf mit "gescannt". Es muss doch da eine Option geben, vorhandene Rechnungen "umzuwandeln".
Der hat die zu Buchungszwecken gescannt und archiviert und das mit dem Stempel, auch zur Überwachung seinerseits, markiert. Nicht mehr und nicht weniger. Früher hast du auf Rechnungen auch gebucht gestempelt, teils sogar mit Konten S/H.
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ein Stempel drauf mit "gescannt".
den macht er drauf, damit die Rechnung für seine Unterlagen nicht öfter gescannt werden.
Durch scannen wird eine Rechnung zwar "digitalisiert" aber nicht zu einer eRechnung welche andere Unternehmer einlesen und weiter verarbeiten können.
Empfangspflicht besteht seit 1.Januar 25 für alle _ für´s versenden gibt es Fristen (siehe z.B. BMF-Schreiben oben)
ein wenig Eigeninitiative wäre angeraten, aber....
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ein wenig Eigeninitiative wäre angeraten, aber....
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Was bedeutet das für mich?
Dass Du eine Rechnung nicht nur rechtskonform erstellen musst, sondern sie auch rechtskonform aufzubewahren hast.
Ob das die sogen. Steuerbox leisten kann kann ich nicht beurteilen. Eher nicht, weil der Name ja für Steuer und nicht für e-Rechnung steht. Ein DMS wäre zu empfehlen.
Ob Du jetzt schon e-Rechnungspflichtig bist kann ich nicht beurteilen, aber WISO EÜR & Rechnungsbuch sollte doch auch rk-Rechnung können.
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Du musst unterscheiden:
Privatkunden kannst du wie bisher auch als Papier oder Pdf ausgeben - die Vorschriften zur eRechnung gelten nur für das B2B-Geschäft. Bei Geschäftskunden solltest du dich nach einem Programm umsehen, das dir eRechnungen erstellt. Denn spätestens 2028 musst du für alle Geschäftskunden eRechnungen erstellen (Ausnahmen in #2). Das solltest du mit dem steuerlichen Berater klären.
Zur "Datenkonformität" gehört aber auch die Aufbewahrung - die GoBD sagen, es muss in der Form aufbewahrt werden, in der erstellt wurde. Auch hier solltest du den Berater fragen.
